商务书面沟通培训教材(PPT 105页)

一、认识商务书面沟通
书面沟通是以文字为媒体的信息传递交流，
是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式。主要包括文件、
报告、信件、书面合同等。书面沟通比较经济，
在组织内部及组织之间应用非常广泛。
（一）书面沟通的特点
1.书面沟通具有准确性、权威性。
2.书面沟通具有较强的规范性、书面语言强调规范性。
3.书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。
（二）书面沟通的优点
1.自由性。可以正式的或非正式的，可长可短。
2.从容性。可以使写作人能够从容地表达自己的意思。
3.充分性。词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。
4.可信性。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。
5.广泛性。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。
6.习惯性。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。
7.准确性。书面材料传达信息的准确性高。
（三）书面沟通适用情形
（1）沟通内容比较全面、丰富、细致时
（2）沟通时间上不必紧急，而且有相关程序的要求时
（3）沟通信息需要留存备案，以作依据或证据时
（4）沟通一般信息，需要广乏告知时
（5）澄清一些对组织的不利的谣传时
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