现代办公程序与规范(ppt 82页)

现代办公程序与规范目录：
一、文字处理
二、常用公文写作
三、行文的基本规则
四、会议
五、组织和校对文件
六、日程安排
七、档案管理

 

现代办公程序与规范内容摘要：
存档目的：
　　 将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归存为档案，按一定的顺序排列交进行妥善保管，以备利用查考
(1)公务文件指南
         需要永久保留的档案，包括公司文件、                  刊物、账簿和会议记录等;
         需要保留5年—10年的档案，包括过期的合同、托收记录和保险索赔证据等;
         需要保留5年的档案，包括会议代表、客户贷款分类和普通信件等；
         需要保留大约1年的档案，包括通知、通函、复印件和银行存款凭据等。
(2)个人资料指南
(3)准备一份存放计划
包括：存放盒上的档案号
           存放地点
           准备销毁的日期
           销毁日期
           批准销毁者
           保护档案和重要文件
集中和分散系统：
   （1）集中式
          将所有类型的一切档案资料都保存在一个中心贮存。
   （2）分散式
          规定所有的文件都由单位各个部门分别保管，从而方便查阅。
信息的含义：
　　信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。
信息的特征：
　　客观性    共享性    开发性   传递性  
　　时效性    存储性    可塑性   无限性

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