秘书与秘书工作概述(PPT 39页)

一、秘书
1、我国“秘书”的沿革
汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”，它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。
东汉后期：朝廷设立“秘书监”，专门从事管理国家秘密图书典籍。
魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎”等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。
3、秘书的分类
A.助理级秘书
B.文书级秘书
C.执行级秘书
D.行政级秘书
其他分类:
按自身特长和能力:参谋型、办事型、业务型、公关型、技术型
按职务的性质：行政秘书和专业秘书
按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职秘书
二、秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述
（1）美国《职称辞典》：
全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；
能用速记记录口述；
能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；
处理上司约会及提醒其约会；
接电话和打电话；
处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件；
对办公室其他工作人员进行工作监督；
整理人事档案。
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述
（2）美国秘书专家玛丽•A•德弗里斯
通过各种存储媒体管理大量的记录材料；
为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统，准备信件和文件；
进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件；
与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触；
帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统；
管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作；
协调和管理特殊计划，处理好特殊任务；
分析问题，选用重要的决策技巧；
寻求深造和事业发展的机会。
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述
（3）美国秘书专家约翰•哈里森
接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等；
接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件；
有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话；
为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间；
安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线；
将雇主的私人和商业信件归档，做好索引；
组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录；
有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图表，保管他的证件和文件夹
从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务；
提供信息，例如利用电脑文本业务，熟悉刊登信息的书籍和其他资料来源，照料雇主的零用现金和银行交易；
遵守国家健康和安全工作条例的要求；
建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法；
替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品；
组织会议和各种社会活动。
2、秘书工作内容的分类
(1)常规事务性工作
(2)指派性工作
(3)自主独创性工作
3、秘书工作的特点
（1）辅助性
A服务性
B从属性
（2）中介性
（3）综合性
（4）机要性
秘书之歌
词：侯磊
..............................