改变企业基因从会议革命开始.pdf9

全球化愈演愈烈，開會成為企業效率的新指標。從IBM到3M、從寶僑到震旦行，世界各地正掀起會議革
命。有些企業甚至將會議方法視為機密、競爭利器。日產汽車更因為會議革新，三年創下300億日圓的效
果。但企業要如何速會、速決，做有效決策？個人的創意如何不被扼殺，展現最佳績效？每個人都在開會，
但如何才能開好會？
搬到新辦公大樓第一天早上九點，IBM數十間還散發著新裝潢、新家具刺鼻味的會議室，
上個週末前，已在網路上被預定一空。迷宮似的走廊上，穿著體面的員工抱著筆記型電
腦來來回回，在第一天啟用的辦公室裡，找尋自己預定的會議室。
「對不起，我們預訂了會議室，你們還有五分鐘，」公關經理李立芬很自然地敲門探
頭進會議室說。「沒問題，我們只要再三分鐘，」正開會的人，馬上起身結束，一邊收拾
桌上的資料和筆記型電腦，一邊交代將白板上會議中討論的細節擦乾淨。「有關業務機
密，」這位穿著黑色套裝的IBM員工說。
開會決定競爭力
就連開會，這家知名的跨國公司也非常俐落有效率。甚至今年開始，每當員工透過網
路預約要召開跨國電話會議時，必須先預定會議時間，因此每個人都必須事先想清楚要
討論什麼事情，可能要開多久。
預定開60分鐘的會議，60分鐘一到，電話會議中就會插進提醒的聲音，然後每延長
15分鐘，就會再度出現提醒聲音，直到會議結束。
開會，表面上是企業經營中，一件微不足道的小事，但影響卻十分深遠。在全球化的
競爭下，一家公司會不會開會，更決定了公司的競爭優勢。
愈有競爭力的跨國公司，對會議要求愈精確。卓越的經營能力在掌控會議的細節中表
露無遺。未來，會開不好的公司，註定是輸家。因此，全世界的企業都悄悄地展開了會
議革命。
全球化促進會議變革
推動會議革命背後的重要動能，首先來自全球化競爭下成本和效率的考量。
現代企業組織形態以任務導向、隨時組成的跨部門團隊為主，知識經濟的體系下，每
個人必須靠溝通分享，才能提升士氣，合作才有效率。因此會議愈來愈多、愈來愈重要。
會議佔據了企業活動絕大部份的精華時間，因此，誰能讓會議發揮最大的效益，誰就
是贏家。
根據美國3M網路會議（Net Meeting）管理顧問公司對4000位白領上班族的調查，
美國上班族每週平均參加十個會議，約佔每週工作時間一到一天半，而經理人每週則有
一半以上的時間在開會。調查也反映，57％的上班族在開會前心情緊張，並認為，平均
一半的會議時間是浪費掉的。
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