秘书概述和业务培训课程(doc 58页)

秘书概述和业务培训课程目录：
一、秘书概述
二、秘书的业务

 

秘书概述和业务培训课程内容提要：
一、秘书概述
1、英文字典的定义
依The Random House Dictionary of the English Language中对于秘书的定义为：
1)a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2)a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.

2、秘书的角色
一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。
3、秘书工作的性质
秘书的工作，主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有时间来从事高层次的商业活动与计划。所以，必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。
秘书工作最主要为辅佐功能，此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务，所以对于主管的工作有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题，并且熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，其理由有二：
1、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。
2、秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。

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