程序文件-文件控制程序.doc15
1 目的
对质量管理体系文件的批准、发放、更改进行控制，确保文件规范、适用、充分、有效，为质量活动的正常、有效开展提供准确的依据。
2 范围
适用于山东凤凰城发展有限公司质量管理体系要求的任何媒体形式的质量管理体系文件、技术文件的控制，包括适当范围的外来文件。
3 职责
3.1 质量工作小组是质量管理体系文件的归口管理部门，负责质量手册、程序文件及其相关文件的控制。
3.2 公司办公室是管理性文件的归口管理部门，负责制度、办法和法律法规类外来文件及电子文件的控制。
3.3设计部负责建筑标准、规范、设计图纸等技术性文件的控制。
3.4 各职能部门负责本部门文件的控制。
4 工作程序
4.1 文件类别：
4.1.1 按其性质分为以下几类：
a) 质量方针和质量目标；
b) 质量手册；
c) 程序文件；
d) 制度、办法、作业指导书等管理性文件；
e) 规范、标准、图样等技术性文件；
f) 相关外来文件；
g) 质量记录表式等。
4.1.2 按其载体分为：
a) 书面文件；
b) 电子文件；
c) 样本文件。
4.2 文件编制与审批
4.2.1 管理者代表负责组织质量方针、质量目标、质量手册的编制，由总经理批准发布。
4.2.2 质量工作小组负责组织程序文件和其他体系文件的编制，由管理者代表签发。
4.2.3 各职能部门负责专用文件的编制，由主管领导审签，到文件归口管理部门登记备案。
4.2.4 外来文件中的法律、法规、条例由公司办公室确定分发范围，标准、规范由设计部确定分发范围，并报主管领导审批。
4.2.5 所有需要编号的文件，均由发放部门按《质量管理体系文件分类及编号规定》进行统一编号。
4.2.6 所有文件应清晰、准确、充分、适宜，可操作性强。
4.3 文件发放与管理
4.3.1 质量方针、质量目标、质量手册、程序文件等体系文件，由质量工作小组加盖“受控”章和分发号后，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏内签字。
4.3.2 制度、方法、作业指导书等管理性文件，由公司办公室加盖“受控”章和分发号后，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏内签字。
4.3.3 标准、规范、图样等技术性文件，由设计部确定分发范围，办公室加盖“受控”章和分发号后，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏内签字。
4.3.4 各职能部门的专用文件，加盖红色部门行政公章及分发号作为受控标识，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏目内签字。
4.3.5 外来文件由公司办公室加盖红色部门行政公章及分发号作为受控标识，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏目内签字。
4.3.6 各使用部门若需进行二次分发，应建立本部门《文件收发/回收登记表》。
4.3.7 各部门均建立《文件清单》，以便控制。
4.3.8 需保密文件，加注密级标识，并在《文件发放/回收登记表》和《文件清单》备注栏内注明密级。
4.3.9 质量记录表式不必加盖“受控”标识。
4.3.10 以公文系统或磁盘发放的电子文件，由主管领导对发放范围确认、在审批表上签字后，由公司办公室执行，并应“加密”，只限规定人员阅读。
4.3.11 各类文件均由分发单位负责管理和控制，确保在使用场所获得适用文件的有效版本。
4.3.12 需临时借用或复制文件，由文件发放部门在《文件借阅/复制登记表》上登记，收回时在备注栏中记录。原始文件一律不外借。保密文件借阅，须经发放部门负责人批准。
4.3.13 当文件破损程度影响到使用时，应及时到文件发放部门进行更换，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号。
4.3.14 若文件使用人将文件丢失，应写出书面申请，重新领用。文件发放部门给出新的分发号，在收发登记本中注明原分发号作废。
4.3.15临时性文件应注明有效日期，由各部门负责人审批签字，以审批人签字作为受控标识，超出有效日期后，自行作废。
4.4文件修改
4.4.1 文件如需修改，文件使用部门或编写部门填写《文件修改申请表》。
4.4.2《文件修改申请表》由修改申请部门负责人审批后报文件管理部门核准，并经原审批人审批。
4.4.3 文件修改意见批准后，由文件发放部门在规定执行日前按原发放范围下发《文件修改通知单》，并依此对各个质量活动场所的文件进行修改，修改可采取下列方式：
a)文件使用部门可依据通知单要求在原文上修改。
b)当文件修改幅度较大或一页上修改次数多于5次时，可采取换页。因文件修改引起页数变化时，增加的页数依次为nA、nB…（n为原来页码）；页数减少时，原来页码保留空白页。
c)文件多次修改，已影响到正常使用，或需要大幅度修改时，应进行换版。新版文件在执行日前予以发放，并在执行之日收回旧版文
件，旧版文件收回后，由文件发放部门负责人批准予以销毁；有保留价值的文件，由发放部门负责人批准，文件管理员标注“作废”标识后，方可保留，并在《文件作废记录》中记录。
d) 电子文件由文件发放部门依据《文件修改通知单》进行更改发文，并覆盖原文件。
4.4.4 各部门依据修改通知单要求修改完毕后，应在文件清单及发放登记表相应文件的备注栏中注明修改单号和实施日期。对于全文修改的需做好相应的作废、发放记录。
4.5 文件评审
4.5.1 质量方针、质量目标、质量手册、程序文件在每年的管理评审时进行一次评审；其他文件在内审时一并进行评审。
4.5.2 遇有关键过程重大改组、组织机构重大调整，对相关文件的充分性、适宜性由文件管理部门及时组织评审。
4.5.3 通过评审需对文件进行修改或更新的，按4.4执行。
5 相关文件
5.1《文件分类及编号规定》
5.2《档案管理规定》
6 质量记录
6.1《文件发放/回收登记表》
6.2《文件清单》
6.3《文件修改申请表》
6.4《文件修改通知单》
6.5《文件借阅/复制登记表》
6.6《文件作废记录》
6.7《文件处理单》
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