企业文檔管理方案分析(ppt 25页)

企业文檔管理方案分析目录：
1.概论
2.文档的制作与发放
3.档案管理的方法

 

企业文檔管理方案分析内容提要：
文件、档案的概念
1.文件──法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料
2.档案──是一个单位在公务活动中形成的具有查考利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图形、影片、照片等)
3.文檔的格式:
文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号
正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事
文尾格式:
发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人
发文时间:最后发出时间
上呈、抄报机关:使领导有所了解、对本部门有规范、管理的部门
……

档案管理的意义：
1.作为法令的依据
档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据
2.处理业务的参考
使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况,避免发生差错
3.保密
企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失
……

档案管理的原则：
1.集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案
2.共同分享原则﹕尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本
3.分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率。

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