企业文件管理.doc30

1． 管理办法
1.1文件接收
   联想通常以邮件的方式向维修站发送文件，同时会在网络家园上公布所有发放文件目录。
维修站应指定专人负责文件的接受工作，保证及时收到联想发放的文件，如果发现网络家园上有文件目录而没有收到文件，有可能是邮箱传输的问题，请立即向大区索取文件。
1.2文件保管
   维修站要在固定电脑上建立文件夹将所接受文件分类管理。分类办法由维修站自行决定，以能方便、快速查出为原则。但为便于宣贯、传阅，建议维修站对重要文件打印并根据类型登记存放，并由专人负责管理。（见附件1.1）
1.3文件借阅
   借阅文件要履行登记手续，以避免文件丢失。（见附件1.2）
1.4文件回收或销毁
   站长负责对过期或作废文件统一回收或销毁，以防止文件泄密。
1.5文件的升级
   如果出现新文件的内容替换旧文件的内容，必须将旧文件回收并销毁，在文件目录上注明是那个文件替换，保证站端是按照最新的文件执行。
2.文件宣贯
2.1文件理解
   对新发放的文件，在宣贯前相关业务负责人要确保对文件精神有正确的理解；如在理解上有疑义，可和联想渠道专员沟通。
2.2及时宣贯
   维修站应通过管理例会或晨会向全体员工宣贯文件精神，并将文件要求及时落实到工作中去。
2.3内容讨论
   在文件宣贯中要引导员工讨论；对重要文件的宣贯，相关负责人可事先准备几个主要问题，
在讨论结束后向员工提问，考察员工的理解程度。
2.4明确职责
   对文件要求精神，在宣贯时要明确具体执行办法和负责人。

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