E化秘书达人的会议管理(ppt 44页)

E化秘书达人的会议管理内容简介：
会议追踪
需要多人传阅的文件可以善用 Word [传阅]功能
主题 会议日期 负责人   完成期限   备注
电话追踪虽然比较直接，但也容易得罪
用E-mail 以列表的方式把已经交的列出；没交的列出
中型会议前的准备
活动时间与地点
时间的选择:重要人物的时间?大家的想法?
场地的选择:近一点?远一点?依赖某个特别因素?...
确认会来的人
重要人物(长官，讲师…)的邀请
签到表／议程表／时间广告牌／名牌／Welcome
茶水／点心／讲义／相关资料
相关会议设备
麦克风／白板／投影机／单枪投影机／ 计算机
…
(准备一个Check List可以有效掌握是否在会议前遗漏了哪些)
会议的邀请
重要人物的日期／时间确认
活动地点(地图)
客户的需求
投影机？白板？录像机？
车位／个人喜好／其它
会议的完整行程表
接待
E 化工具在会议邀请上的帮助
先以电话沟通再利用工具
Outlook 电子邮件中的[读取回条]
Outlook 行事历的[会议邀请]
..............................