会议管理的基本流程(pdf 55页)

会议管理的基本流程目录：
引 言
第1 章 有效利用会议
11 你需要开会吗？ 
12 明确会议的目的
13 非正式会议
14 正式会议
15 革新中的交流方式
16 会议类型
17 不要离题
第2 章 准备会议
21 邀请与会者
22 准备议程
23 确定地点
24 安排座位
25 准备会议用品
第3 章 出席会议
31 积极参与
32 外表与讲话
33 倾听发言
34 处理问题
35 做备忘录
评估与会技巧
第4 章 主持会议
41 了解职责
42 研究出席者
43 掌握会议节奏
44 控制会议
45 维持秩序
46 结束会议

 

会议管理的基本流程内容提要：
1 定义会议
商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊
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里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和
地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典
型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。
2 考虑成本
成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此
能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组
会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休
息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间
——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算
在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公
司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。
3 把成本加起来
要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自
单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。
另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会
议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的
成本，而事半功倍地达到同样的效果。

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