文件和数据管制办法(doc 50页)

文件和数据管制办法内容提要：
文件之发行
5.6.1 管理规章
5.6.1.1 文件发行,应由资料中心加盖发行章(如附件八);资料中心发行文件时,应同时记述:文件编号、文件名称、页数、版次、制订人及发行日等于”文件发行记录表”中
5.6.2 文件若重新发行,需文件整份发行;若仅修改其中几页,在不影响页数增减之下,则仅需发行修改版次之封面及修改之页次即可,不需整份重新发行;否则,页数如有任何变更均需要重新发行.
5.7 文件之分发
5.7.1 管理规章第一次发行时,权责单位需在文件分发建议表上选定分发单位(如附件九)给数据中心参考分发;管理规章第二次发行之后的分发单位即可参照上一次的文件分发记录表办理,但若权责单位需要增补分发单位,仍需填写文件分发建议表给数据中心参考分发;
5.7.2 数据中心在分发管理规章文件时,应同时在文件分发记录表中记述文件流向:分发编号领用单位、领用者与领用日期等(如附件四).
5.7.3 文件增补分发时,应登录于原该版次的分发记录表及文件分发总览表中,并记录如5.7.2之记述项目.
5.7.4 分发新版次文件时,分发单位在让领用单位领取新版次文件时,在分发记录表上签名的同时,旧版次应同时收回销毁;并在旧版文件分发记录表之备注栏上,注明回收状况,以“O”代表已回收,以”X”代表遗失,若领用单位找不到旧版文件则需开立”文件需求申请表”重新申请文件,数据中心收到后即发行新文件;同时,还应在”ISO文件回收记录表”如附件十五)中详细记述文件回收状况:文件编号、文件名称、版次、分发编号、被回收单位签名及回收日期等(发行给外包商及供货商等自行销毁).
5.7.5 申请单位向数据中心索取相关文件分发至外包厂商、供应厂商或客户等单位时,申请单位应填写”文件需求申请表”(如附件十六),经部门主管及资料中心主管批准,资料中心才给予办理.

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