某股分公司档案管理程序研讨(doc 18页)

某股分公司档案管理程序研讨内容提要：
一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
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卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
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卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数。

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