采购付款循环控制必备手册（doc 51页）
采购付款循环控制必备手册目录：
1.采购付款循环控制目标及关键风险控制环节……3
1.1释义及范围……3
1.2控制目标……3
1.3关键风险控制环节……3
1.4不相容岗位……3
2.采购付款循环组织职能……4
2.1采购付款循环的组织构成……4
2.2采购付款循环各组织职能……4
3.采购付款循环子流程划分……6
4.采购付款循环各子流程控制制度及控制文件记录……7
4.1材料物资采购流程控制制度……7
4.1.1采购与验收流程控制制度……7
4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制……10
4.1.3采购合同评审与管理流程控制制度……12
4.1.4付款与对账流程控制制度……13
4.1.5退货流程控制制度……15
4.1.6采购预算流程控制制度……16
4.2劳务外包采购流程控制制度……17
4.2.1安装分包合同签订与变更流程控制制度……17
4.2.2安装分包付款流程控制制度……18
4.2.3外协外包合同签订流程控制制度……19
4.2.4外协资金审批、付款流程控制制度……20
4.3费用类采购流程控制制度……21
4.3.1费用采购流程-费用采购流程控制制度……21
4.3.2费用采购流程-费用报销流程控制制度……21
4.3.3 费用采购流程-核价流程控制制度……22
4.3.4 运费结算流程控制制度……24
5．采购付款循环各子流程流程图及流程图说明……21
5.1材料物资采购流程……25
5.1.1采购与验收流程图及流程图说明……25
5.1.2合格供应商评定及信息维护流程图及流程图说明……28
5.1.3 采购合同评审与管理流程图及流程图说明……30
5.1.4 付款与对账流程图及流程图说明……31
5.1.5退货流程图及流程图说明……34
5.1.6 采购预算流程图及流程图说明……36
5.2劳务外包采购流程……38
5.2.1安装分包合同签订与变更流程流程图及流程图说明……38
5.2.2 安装分包付款流程图及流程图说明……41
5.2.3外协外包合同签订流程图及流程图说明……42
5.2.4外协资金审批、付款流程图及流程图说明……43
5.3 费用采购流程流程图及流程图说明……44
5.3.1 费用采购流程流程图及流程图说明……44
5.3.2费用报销流程流程图及流程图说明……46
5.3.3核价流程流程图及流程图说明……48
5.3.4运费结算流程流程图及流程图说明……50
6.采购付款循环支持性文件及制度……44
采购付款循环控制必备手册内容提要：
材料采购流程控制：
（1）综合计划部门相关人员整理技术文件、各类清单，分阶段制订原材料和制品的材料需求计划。
（2）材料需求计划根据采购物资的重要性分别呈报生产副总/总经理批准。各相关负责部门制订技术服务、运输、安装采购计划，由安装副总/总工程师批准。
（3）接到备料清单后，采购管理部门采购员首先根据具体的下料宽度进行排版，确定需要采购的材料宽度及对应数量，将排版结果输入ERP。采购管理部门采购员除了要了解采购数量和规格外，还必须了解采购的材料物资的设计要求，包括有关的技术标准名称及编号，是否有其它专门的技术要求等。
（4）采购管理部门采购员应了解材料物资的库存情况，凡库存材料物资的规格、性能和数量满足要求时，应首先使用库存物资或者代用，在采购申请上应对该材料物资进行取消，并在取消原因中说明，表示将使用库存，无标示的则为需要采购的材料或物资。
（5）对于需要采购的材料物资，采购管理部门采购员应了解市场货源情况，向订有长期供货合同的供应商或其它合格供应商询价，每种材料或物资一般应至少向三家供应商询价，将询价结果应填写在采购评估表内，然后将采购评估表交审计决算部门核价。对于合格供方评定详见本手册“4.1.2合格供应商评定及信息维护流程控制”。
（6）对公司签订长期供应合同的物资，公司不再对这些物资备库，由供应商向公司提供必要的储备量，公司按实际消耗数量确认采购量，按约定的价格和结算方式进行结算。此类物资由审计决算部门定期核价后交采购管理部门、财务部门作结算依据。长期合同签订流程详见本手册“4.1.3采购合同评审与管理流程控制制度”。
（7）审计决算部门根据了解的市场情况、材料物资价格目录（即报价单）采购评估表进行核价，并将核价结果填写在采购评估表上，核价员应在核价后的采购评估表上签名。当核价结果有争议时，由生产副总判定。
（8）采购管理部门对每一大类物资经比价或招标后选择一至二家固定的常年供应商，供应商按年消耗总金额的规定比例铺底额定欠款，同时按实际消耗情况在公司设定必要的库存储备供公司周转，每月规定时间内按公司实际消耗量进行结算，、开出发票办理入库结算手续，采购管理部门按财务入账金额申报次月资金计划并于次月规定时间内支付。
（9）采购管理部门采购员根据确认的采购评估表、采购合同、报价单经采购管理部门负责人、总经理签字确认。合同签订流程详见见本手册“4.1.3采购合同评审与管理流程控制制度”。合同签订后，采购管理部门采购员登录ERP采购模块，在“材料采购”下创建PO订单并报审批流。
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