某酒店订房中心档案管理规定(doc 1页)

某酒店订房中心档案管理规定内容提要：
    市场营销部秘书负责将所有的旅行社/订房中心合约进行分类，并妥善保存，每月在电脑里更新一份明细给市场营销总监;操作程序
1、所有旅行社/订房中心合约签订后统一交到秘书处存档;
2、旅行社/订房中心合约的分类按区域分类：
如： 分为国内、港澳、台湾及海外(国内的可以按照省区域划分，如深圳，标记为GD-SZ)
3、每一家旅行社/订房中心合约都应该给予编号， 如：SZ0001;
4、所有旅行社/订房中心合约的签订和到期时间应清楚记入电脑， 以便查询和年底更新合约之便;
5、每一家旅行社/订房中心合约都应该有一个独立的文件夹，并储存在相应的区域里;
6、相应的文件柜门上应该贴有柜里所有合约单位的名称和编号;
7、旅行社/订房中心合约乃酒店的重要文件，因此应该在文件柜上加锁，妥善保存;
8、需要翻看旅行社/订房中心合约时， 需要在秘书处登记查看原因并由秘书给予提供和回收;
9、所有旅行社/订房中心合约不允许被复印，除得到市场营销总监批准;
10、每年更新后的旅行社/订房中心合约应该附在旧合约的最前面;
11、每年把过去3年前旧的旅行社/订房中心合约抽出并作循环再用纸处理;
12、所有旅行社/订房中心合约应拷贝一份到财务部，以作审核和返佣金参考用途;

 

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