酒店旅游团队接待程序(doc 3页)

酒店旅游团队接待程序内容简介：
1.0目的
旅游团队是构成客房客源结构的一部分，淡季时要争取旅游团队入住以保证客房开房率，旺季时则要适当控制旅游团队比例，为此要建立与旅行社良好关系，加强沟通联系，使相互间业务互惠互利。
2.0适用范围
与旅行社接洽、协商、签订合同，处理团队预订及跟踪反馈工作。
3.0职责
3.1订房员负责与旅行社保持联系，编写有关合同，处理预订及整理记录。
3.2预订中心主管负责审核预订，整理及提交合同，拓展旅行社业务。
3.3部门经理负责确定旅行社业务的方向，向总经理建议旅行团预订的比例控制，审批旅行社房价协议。
4.0工作程序
4.1旅行团队预订程序
4.1.1接到预订
4.1.1.1团体接待预订一般以旅行社发传真确认为主，接到预订尽快完成预订并回传确认(特殊情况例外)。订房员接到旅行社传真预订，了解预订的房间和用餐是否能够安排，然后在传真中注明回复结果，并签署回复人员的名字，盖确认章，向对方确认。
4.1.1.2预订员填写手工“团体接待通知书”，并输入华仪程序生成电脑订单。
4.1.1.3特殊的团队预订，需提前将“团体接待通知书”的内容输入电脑，并输入华仪程序生成电脑客房及用餐订单。
4.1.2再次确认
4.1.2.1预订员每周一至周五的团体接待预订需提前一天与对方(旅行社)进行再次确认，以保证预订的准确性，如有修改应及时更改手工单及华仪电脑订单。如有特殊要求要在“团体接待通知书”上注明清楚,每周五需要完成三天(即周六、周日以及下周一)订单。
4.1.2.2与对方进行再次确认，要求在原始订单的右上方注明确认情况(包括对方确认人、经手人、日期等)。
4.1.2.3完成每日订单的再次确认后，先复核手工单及电脑的订单是否一致，检查无误后，预订员将原始手工单交由主管审核无误后签名。
4.1.2.4主管审阅后复印预订手工单，将复印件交总台。

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