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主持会议培训(DOC 21页)

所属分类:
会议管理
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主持会议,会议培训
主持会议培训(DOC 21页)内容简介

内容摘要
会议的类型和目的
会议有几种基本类型,每一类型可通过其不同的目的加以区分。在解决问题的会议上,与会者首先界定问题,然后起草解决它的方案。这种会议的参加者必须能够识别问题,同时具有解决它的精力和技能。
在制定决策的会议上,与会人选择执行的方案。为了成功,与会人必须对决策过程达成一致意见:决策制定的方式是一致或多数通过,还是只有某些个人提供意见?
其他类型的会议可以是为交流、汇报及反馈的目的而举行。例如,关于某一项目的进展状况的会议用来使每个与会者掌握最新的发展动态。
显然,会议可以具有一个以上的目的。例如:员工会议不仅经常提供最新信息,而且可以用来解决具体问题。但是,无论会议有一个还是多个目的,都是由目的来决定何时召开会议。
一般来说,当发生如下情形时,需要召开会议:
需要大家提供信息或建议。
需要大家参与做出决策或解决问题。
需要与大家分享信息和成功,或关系到全体人员的问题,或者需要全体成员了解某一特定情况。
需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。
发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。
获悉大家感到有会面的强烈需要。
如果发生下列情况,最好不要召开会议:
主题是关于某个人的,最好采取一对一的方式处理。
你没有时间准备。
另一种交流方式可能更能发挥作用或更好,例如:一份备忘录、电子邮件或电话。
问题已经决定。
主题不值得占用每个人的时间。
大家很沮丧,在能够找出冲突或受挫的源泉之前,需要分开一段时间。
准 备 会 议

 


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