现行档案整理的一般步骤与方法(ppt 34页)

现行档案整理的一般步骤与方法目录：
第一节、我国整理工作的历史演变
第二节、新式档案整理方法的主要特点
第三节、现行档案整理的一般步骤与方法

 

现行档案整理的一般步骤与方法内容提要：
在档案保管和利用只能靠手工的条件下，传统的立卷方法在实际工作中也确实发挥过重要作用，不能说不是一种很好的整理方式。它按照一定的逻辑联系，将分散的归档文件装订成“案卷”这个保管单位，存放整齐，提取方便。在检索上，通过编制卷内文件目录、案卷目录甚至全引目录等来提供检索途径，增强了手工检索的针对性和有效性，这也正是这种方法能沿用并盛行几十年的原因。
但传统的整理方法本身也有许多不足，并给档案工作的发展带来了相当的负面影响，特别是计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，使传统整理方法的缺陷凸现得愈加明显，同时也为整理方法的改革提供了真正的契机。传统的以“案卷”为保管单位的整理方法，主要有以下一些缺陷：
一、传统的立卷归档标准和方法复杂、模糊、繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而使立卷质量难以保证。另外，这种立卷方法的许多环节，如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源；
二、也正式由于传统的立卷方法不易掌握，再加上机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案事业的发展；
三、不利于档案的安全和保密。试想，利用者因需要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出，还得盯着不让看卷内其他文件；

 

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