秘书工作规律、思维与方法概述(ppt 63页)

秘书工作规律、思维与方法概述目录：
一、秘书工作规律
二、秘书工作思维
三、秘书工作方法
四、如何成为上司得力助手

 

秘书工作规律、思维与方法概述内容提要：
几种常用的事务性工作处理方法：
1、建立台账法。秘书在工作中建立必要的台账，使杂乱无章的事务性工作从无序走向有序，是处理好各类事务的一种有效手段和基本方法。目前，随着计算机的普及和推广，可运用办公自动化手段，借助数据库管理软件，分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账，用于秘书事务性工作管理。
2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。因处理此类事件往往不属于秘书的职责范围，作为下属也不便追问领导，这在一定程度上增加了处理的难度。例如，有一次某局新任局长交给秘书一项“重新推荐一名局领导担任市里某委员会领导小组成员”的任务，因此项工作并非秘书的职责范围，秘书对许多情况并不了解。秘书接受任务后，采用了追根溯源的方法：他先与办公室取得联系，摸清参加该委员会上一届领导小组的局领导是谁，又查到了该委员会的电话号码，直接与该委员会联系，弄清了该委员会对新组企业管理员的有关资格要求，然后结合局领导的分工，向新任局长提交了人选建议名单，获得了局长批准，圆满完成了此项任务。
3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务，因此秘书不仅要做好事务性工作，更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三，为领导提供理更高层次的服务。比如，秘书通过处理来信、来访进行综合分析，查找工作中存在的不足和薄弱环节，及时向领导提出建设性的意见，就会使领导取得更多的工作主动权。
4、个人日志法。作为一名秘书，每天都要处理大量的事务性工作，只有安排好自己的时间，用有限的时间和精力集中处理重要事务，才能避免在琐事上纠缠，收到事半功倍的效果。
5、综合处理法。在日常工作中，将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法有计划地进行指处理，可以收到事半功倍之效。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地打搅领导。
6、授权委托法。秘书在特殊的情况下也可将一些常规性事务工作委托其他人员处理，以集中精力处理难事。比如，可把文件复印、装订等简单的操作性事务交打字员完成，等等。
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