企业会议管理运作实务(ppt 55页)

企业会议管理运作实务目录：
第1章、有效利用会议
第2章、准备会议
第3章、出席会议
第4章、主持会议

 

企业会议管理运作实务内容提要：
开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。
1.1你需要开会吗？
大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。
1.1.1定义会议
商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。
1.1.2考虑成本
成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。
1.1.3把成本加起来
要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。

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