文件管理控制程序(doc 24页)

文件管理控制程序内容提要：
1． 目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2． 职责：
2.1 总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；
2.2 各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。
3． 工作流程：
3.1   文件分类：
3.1.1  通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。
   A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等
B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等
C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等
   3.1.2  专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。
A． 技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B． 财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。
C． 人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D． 合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E． 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
      F． 决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
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