会议接待流程培训教材(PPT 25页)

第一篇会议前
一、前期准备
二、前期考察
如事业部有考察要求，接待科需配合事业部、
供给部共同进行会前考察；出差人员需按公司要求正常办理出差及借款审批程序。
1.了解当地所有星级酒店（包括酒店新旧程度、地理位置等）、了解当地旅行社情况；
2.考察内容
房间：
新旧程度，床的大小、床间距，窗外环境，洗手间设施，五星级酒店浴缸配置，
电视新旧程度，淋浴，写字台，水果等配备情况，及房间含早情况；
会议室：
会场的层高距离，顶灯，舞台大小，舞台背景尺寸，会场中间是否有柱子，
LED背景墙，投影，腰幕，是否能免费提供茶歇或纸笔水、音响设备等。
晚宴是否与会场在一个地方，了解会场摆放会议桌：课桌式
剧院式/U形桌/圆桌式/鱼骨式分别能容纳多少人。
环境：
考察酒店周边情况，是否有适合会务人员用餐的餐厅，交通是否便利，
有没有银行或自动取款机，自然环境如何，以及酒店周边有没
有复印店及物料制作的店铺等，了解当地有名小吃夜市大型商场等。
旅行社：
考察3-4家旅行社，看旅行社的规模、营业执照是否齐全，
了解接待能力及成功接待案例。
【注意】在考察期间不要带有公司LOGO的东西，
不要轻易泄露公司名称，工作身份以及此次会议的规模和时间。
三、整理信息
1.根据考察情况选出2家适合此次会议的酒店；
2.通过对旅行社的现场考察情况，初步甄选三家旅行社；
3.确定备选酒店及旅行社后，给三家旅行社发招标函：
六、通知中标旅行社
第二篇会议中
会议分组
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