某公司有效的商务文件(doc 11页)
某公司有效的商务文件內容提要:
(1)适合事实和意见。
(2)适合困难的或复杂的信息,可以进行回顾。
(3)如果需要进行书面形式存档时,书面交流更加有效。
(4)既可以写,也可以口述。
(5)在发送之前,可以进行仔细的计划和考虑。
(6)在发送前,可以剔除错误。
书面交流的缺点表现在哪些方面?
(1)更耗时
(2)反馈信息不存在或者太慢
(3)缺少有助于理解的非语言暗示。
(4)有些人不会或不愿意看信。
(5)你永远不知道你的信是否被读过。
(6)缺少热情和个性。
口头交流的优点
(1)更适合表达感觉和感情。
(2)更加个人化个性化。
(3)可以有更多的反应和交流。
(4)可以有更大的影响力。
(5)一般来说成本较低。
(6)可以根据反馈和非语言的暗示进行改正或调整。
口头交流的劣势?
(1)在说话时进行思考比较困难。
(2)话一出口就不可能更改。
(3)有些人看起来是在听,其实是充耳不闻,对大群的听众效果更难以判断。
关于传真的优缺点
(1)节省时间,特别是在与国外客户联系时,写信可能需要好几天,这时传真就显得极为迅速。
(2)节省费用。尤其是与写信相比,传真的费用较低。
(3)可以采用比信函更随便的方式。
(4)能使对方更快地做出反应。
注意传真也不能完全代替商务信函,由于法律上的原因以及与公众联系的特殊情况,信函仍然是交流过程中十分必要的。
关于书面交流的主要方法和用途?
第一种,报告,报告被用来正式陈述事实性的信息,通常针对特定的读者。
第二种,办公室通告,这种方法适用于组织内部的低成本的大众传播。
第三种,备忘录,备忘录适用于与大量读者间的低成本的内部交流。
第四种,表格,表格被用于有条理的传递信息,尤其是需要阐述或提供对比时。 第五种,预备好的表格,这种表格用于传递格式相同的例行公事的信息,在组织内或组织外均可使用。
第六种,公务信件,这种方法用于与外单位传递信息。
第七种,办公室实事通讯,这种方法适合组织内的大众传播。
第八种,指导,指导用于提供有关明确步骤的信息。
组织与更广泛的外部对象交流也要用到很多方法,以下是几种主要的交流方式:
第一种,通讯社消息,这种办法用来传递信息给出版社,电台或电视台。
第二种,邮寄广告,属于组织外的大众传播方法,通常是针对客户的。
第三种,广告,广告也属于大众传播方法,通常是针对组织外的某一个具体的市场。
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