内部订单预算创建流程(doc 19页)

内部订单预算创建流程目录：
1. 流程说明
2. 系统操作
3. 流程图

 

内部订单预算创建流程内容提要：
此流程描述对专项费用、资本化支出在SAP系统中建立内部订单预算额度，以达当实际开支或将要发生费用（如采购请求）时由系统协助进行预算控制。
在系统内，对预算的控制共有三种情形实施预警：
1） 当开支（含将要开支）达90%时，系统自动提示警告画面，该画面提示给实际作业部门之操作人员，以引起注意；
2） 当开支（含将要开支）达95%时，系统除自动提示警告信息画面外，另E-Mail给财务预算计划人员，以引起重视（财务预算计划人员必须于后台设定，如未设定，则系统视同第三种方式提示不能报支画面）；
3） 当开支（含将要开支）达100%时，系统自动提示不能报支信息，此时，作业部门及时知会相关部门，提醒其追加预算。
相关部门如须使用专项预算或资本化支出时，须填列“内部订单维护申请表”（格式见附件一），转财务审核后方可于系统创建。实务中，家具公司使用内部订单均为统计性质。
注意事项：
1）当预算为资本化支出时，一定要在摘要内写明数量、品名或型号，以便于相关人员于系统内检核；
2） 专项费用或资本化费用先行预付时，内部订单预算无法从预付定金这一源头进行控制，但若与采购请求同步于系统作业时，系统将以采购请求金额作为预算控制之源头，此时预付之定金将在该采购订单上反映。
3） 若无采购请求，而直接创建采购订单，则系统将以采购订单作为预算控制之源头。
4） 对于预算的预警控制，在SAP系统中以预算数为基准，而不是以计划数为基准，但其报表比较时，以计划与实际作比较，不是以预算与实际作比较。因此，在输入预算时须同步输入计划数，且计划数必须细化至成本要素，否则计划与实际将无法比较。
5） 平时，财务计划人员应多跟踪内部订单使用状况，并将未关闭之内部订单进行专案管理，一旦内部订单使用完毕，财务计划人员及时于系统内关闭。
6） 每年重复性内部订单（如教育训练费用），建议创建一个内部订单号即可，以方便年度比较。

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