某房地产公司文件传递管理制度(doc 13页)

某房地产公司文件传递管理制度内容提要：
随着公司业务的不断发展，公司的内部文件日益增多，在传递过程中，偶有出现文件遗失或不能及时传达而误事现象，为进一步完善文件的传达管理，提高文件传达的安全性及效率，更好地配合公司相关事务的运作，现对相关事项作如下规范：
一、 专人传递：各部门指定专人接收、传递文件（下附名单）。文件传递员(下简称传递员)需设置相应文件架，文件应最基本分设“收”、“发”、“待处理”三个形式，以区别文件的处理状态，其它可据实际情况自行设置。
二、 文件范围：除绝密文件或仅供主管级以上人员参阅的文件外，其它所有文件原则上由各部门传递员派发传递。
三、 编号指引：文件外递审批前，传递员应登记及编号，以清楚文件的去向，方便跟进。文件编号应遵循以下原则：
1、 文件号第一、二位为部门简称（详见附表）；
2、 第三、四位为月份；
3、 第五、六位为日期；
4、 第七位为当日文件流水号。
文件号应写在文件的右上角。若只是发文或抄送文件，即不必按上述指引编号。
四、传递指引：文件登记及编号后，传递员将文件夹于登记簿中交接收人签收，文件批复后，传递员应在对方的登记簿中（此登记簿可只登记文件编号）作签收，并在自己的文件登记簿中作“√”以示批复注销，并署上注销日期。传递员在日常工作中须根据文件审批权限及部门主管的分派指引进行文件的传递分发。若遇传递员或相关人员休假、请假或出差时，部门主管应安排其他同事代为负责，以免因此误事。
文件专人传递人员暂定：公司行政文员或前台文员。

..............................