SAP进阶财务总览之总账、应收和应付(doc 35页)

SAP进阶财务总览之总账、应收和应付内容提要：
     首先，这笔收货可能不是一个单独的动作，它是采购订单的一个执行步骤。收货完成后，我们会收到供应商的发票，这时候会计部门会进行发票校验。在SAP 系统中这也不是一个单独的输入，而是作为收货和采购订单的一个后续事务。SAP 系统会自动进行“三单”匹配的校验。“三单”包括采购订单、收货单和发票。校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购订单的单价相一致，以及日期等等。另外，在系统里可以设定相应的容差，容差的目的是使微小的差异不干扰总体业务的执行。
     这笔业务的影响还没有结束。在发票校验时，SAP 系统会自动进行预算检查，即检查本次采购支出是否有足够的预算。但是如果一个供应商和你签订了订单，又准时交了货，货物也验收合格了，当他递交发票时，财务部通知说因为预算不够这张发票将被冻结，显然从流程的角度讲是不合理的。 所以在SAP 中自动预算检查的控制点不仅仅在发票校验时，还可以提前到采购订单创建时，即在采购订单时就可以检查是否有充足的预算。所以说SAP的财务控制是贯穿业务流程的，而不只是在会计入帐时同时，发票一旦校验通过，一般将在中短期内被支付，所以这笔业务对于资金部的资金安排是有影响的。而SAP 也正是这样设计的：发票校验通过时，SAP 的中短期资金预测得到了自动更新，SAP 称之为流动性预测。和预算检查类似的道理，在发票校验之前的采购订单也会自动更新流动性预测。
     但是集成的影响还没有结束。采购订单一般不是业务的起点，它可能是MRP（物料需求计划）的结果。这个情景中的采购订单来源于一个项目，如油井安装项目或设备大修项目。
     这样一个项目包含很多项作业（或活动，Activity），其中有些作业可能被外包出去，那外包合同即是一种类型的采购订单。还有些作业可能由企业自己完成，但是需要采购一些原材料或服务，那这些采购也是由采购订单来执行的。所以采购订单在集成的系统里成为了一个项目中某项作业的执行手段，在项目里进行管理。同样，收货和收发票这些采购订单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。但是项目管理也并不是管理的起始点，在这个情景中如果是一个新油井的设计施工和安装项目，那这个项目来源于整个公司总部的投资管理。投资部根据整个公司总部的投资规划和资金情况，综合考虑各种项目和拨款请求，通过一系列的计划、分析和审批，最终确定投资落实到哪些具体项目中去，并在项目管理模块中进行处理。因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。
    最后，收货这个动作在会计部的总帐上会进行自动记帐，也就是自动生成一笔分录。而发票校验也会自动形成一笔分录从这个简单的情景我们可以看到SAP 系统的集成具有无可比拟的深度和广度。而只有这样的深度和广度才能够支撑一个大型企业公司总部灵敏的业务流程和全过程的有效管理。

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