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某部门会议信息化管理规定(doc 7页)

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信息化方案
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相关资料:
部门,会议,信息化管理,管理规定
某部门会议信息化管理规定(doc 7页)内容简介

某部门会议信息化管理规定目录:
1 目的
2 适用范围
3 引用文件
4 规定要求
5 记录


某部门会议信息化管理规定内容提要:
1) 各部门经理对本部门全员设备管理工作及部门现有设备状况、设备使用情况进行分析,找出存在的问题及原因,提出改进部门设备管理工作设想;
2) 工程部总工程师对宾馆重要设备的使用、保养与管理进行技术分析和运行成本分析;
3) 工程部经理报告宾馆设施设备现状和应急准备与响应情况,分析开展宾馆全员设备管理工作达标情况,通报有关职能部门对设备使用、保养、管理检查与考核情况,提出需整改要求和有关指导性意见;
4) 副总经理对宾馆半年设施设备运行状况进行讲评,提出全员设备管理工作要求。
4.8.4 工程部负责会议记录,并在会后二日内形成《设备管理工作会议纪要》,呈报副总经理签批,总经办负责通过“OA”系统电子公告栏及电子邮件将《设备管理工作会议纪要》传递至各部门。
4.9 经营分析会
4.9.1 会议不定期召开。
4.9.2会议由总经理或总经理委托其他宾馆领导主持。各相关部门经理参加,会议召集部门为总经理办公室。
4.9.3会议主要研讨宾馆的一些重大经营活动的组织、安排;分析市场动向及顾客需求;调整经营决策及进行新的经营项目的开发和产品的优化组合,以适应宾客需要和市场变化,控掘潜力,最大限度的提高效益。
4.9.4总经办负责会议记录,必要时,形成会议纪要,呈报总经理或委托主持人签批,总经办负责将会议纪要通过“OA”系统电子公告栏及电子邮件传递至各部门。
4.10 内审会议
4.10.1首次会议
1)会议依据内审计划时间安排召开。
2)会议由管理者代者/审核组长主持,审核组成员与受审核部门管理人员参加。
3)会议议题:由审核组长宣布审核的目的和范围,确定审核实施的具体安排。
4)总经办/审核组长负责安排会议记录。
4.10.2审核组会议
1)审核末次会议之前召开。
2)会议由审核组长召集并主持,审核组人员参加。
3)会议议题:将所有审核的观察结果编成文件并进行复查和整理,以确定不符合项并提出报告。
4)审核组长负责会议记录的安排。 
4.10.3 末次会议
1)末次会议在现场审核结束时依据内审计划时间安排召开。
2)会议由管理者代表/审核组长召集,审核组成员与受审核部门管理人员及关人员参加。
2)会议议题:介绍审核观察结果,使审核部门理解审核结论,主要有
a.重申审核的目的和范围;
b.强调审核的局限性(抽样);
c.说明发现的不符合项;
d.宣布审核结论;
e.提出纠正、预防措施的要求。
3)审核组长/总经办负责安排会议记录。
4)形成内部审核报告。
4.11 评审会议
4.11.1 每年十二月份召开,必要时,经总经理批准增加。
4.11.2 会议由最高管理者主持,中层以上管理人员参加。
4.11.3 会议议题:对该年度管理体系运行情况进行评审。
4.11.4 总经理办公室负责记录。
4.11.5形成管理评审报告。
4.12 行业管理会议
4.12.1 会议主要指受宾馆委派或代表企业参加宾馆以外的各类专题会议,例:华龙集团会议、公安消防会议、旅游促销会议、营销工作交流会等。
4.12.2 参加会议的代表负责做好会议记录,整理会议纪要,回馆后及时向宾馆分管领导汇报会议精神。
4.12.3 会议资料和整理后的会议纪要由参会代表按QB00-04《文件和资料控制程序》要求,交由总经办档案室识别、处理。
4.12.4 总经办负责行业管理会议信息管理,区别有效信息。必要时,利用书面、计算机网络、电话等形式将会议信息传递至相关部门经理。
4.13 部门例会
4.13.1 部门为保证管理体系正常运行,明确工作任务及完成管理目标、指标,各部门应根据实际情况,分别制定本部门例会制度。
4.13.2 会议由部门经理定期组织,部门领班以上管理人员参加。
4.13.3 会议内容为总结、研讨部门管理体系运行情况,传达贯彻宾馆下达的各项决议、决定、有关制度规定和会议精神,布置本部门各项工作。
4.13.4 部门布置各项工作时,要特别注意明确要求应符合宾馆管理体系要求。
4.14 会议管理
4.14.1 各次会议精神(含《会议纪要》)由部门经理传达到部门领班以上的管理人员,必要时,传达到员工。
4.14.2各类会议《纪要》除会议召集部门提出要求允许书面打印外,其余部门一律在“OA”系统电子公告栏上共享。
4.14.3部门经理因故不能或及时参加会议,需在会议召开15分钟前向主持会议的宾馆领导书面请假,并委派当日主持部门工作的管理人员参加,同时向总经办备案。
4.14.4 各类会议实行签到制。


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