文书档案管理培训讲义(PPT 133页)

第一章归档文件
第二章归档文件的形成
第三章文件的归档
第四章归档文件整理方法——单份文件整理
第五章归档文件整理方法——立卷法
文书档案管理
本课程分五章进行讲述：
文书档案——是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。
第一节归档文件概述
三、文件转化为档案必须具备的基本条件
第二节归档文件的种类
第一节概念
第二节归档制度
2、档案室——具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，
包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。
6、文件归档要有交接手续
一、划分归档范围的指导性文件
二、归档范围划分的原则
三、机关文件归档范围
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
不归档范围：P33
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
对机关文件材料归档范围要掌握两点：
2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
１、利用原有基础。
２、关注新领域文件材料。
二、严格文件的日常管理
来文与复文、去文与复文
文件材料归档的主要步骤
第一步：收集文件，齐全完整
第二步：区分年度，合理准确
第三步：分机构（视具体情况而定）
第四步：保管期限，划分准确
第五步：文件装订，保持原貌
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊或易褪变的文件
3、超大纸张折叠
4、去除会生锈的金属物
5、“件”内文件排列。
正本在前，定稿在后
转发件的排列：转发件正本—转发件定稿—被转发件
6、编制页号（P45）
7、确定装订位置及对齐文件
7、装订位置及对齐文件
第六步：文件排列，合理有序
第七步：文件编号
6-A-2010-办公室-永久-1
第七步：文件编号，不重不漏
编号方法(一）：
盖档号章
归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。
档号章包含六个项目：P48
档号章的项目及填写内容：
第八步：文件装盒，盒满为限
第九步：特殊情况，填入备考表
第十步：编制目录，一式三份
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