文件控制程序概述(doc 33页)

文件控制程序概述内容提要：
一、目的：建立本局有关质量活动的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，确保质量文件的一致性和适用性。
二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识别、分发、保存、修订、维护等涉及的单位和个人。
三、职责：
（一）办公室负责全局文件的控制管理工作；各县（市）局、专业公司、本部各部门各自负责县（市）局、专业公司和部门内的文件管理工作。
（二）分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进行建档、保存等，实现有效管理。
（三）任何人皆有权提出文件的修订建议，文件的原编制部门负责文件的修订工作。
四、内容
（一）文件编写
1、各单位应根据质量管理体系有效运行的需要，编写足够数量的质量管理体系文件，管理者代表可以视情况分配文件的编写工作。
2、文件编写过程中，如文件的内容涉及到其他相关单位，负责该文件编写的人员应合理分配各单位职责，并与相关单位的领导协商讨论，取得一致意见。
3、为了使文件使用方便，易于管理和保存，每份质量管理体系文件都必须有对应的编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下：
文件编号以文件下发时的局字号、部门号/分局号等进行区分；
4、文件的编制年份作为版本号。
5、文件编辑格式。总体上根据《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）
（二）文件审批、发布
1、所有质量管理体系文件在“发文稿纸”上会签、批准后，方可发布实施，文件编、审、批权责按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）执行，各县（市）局视情况可相应制订文件的审批、分发办法。
2、文件发布：文件经授权人批准签字（章）后，办公室负责局字号及办公室文件的分发，部门号/分局号文件由各部门/分局分发。
3、文件的分发范围和数量依规定发放；各单位收到文件后，视需要可转发；文件的分发情况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示承认收到该文件；实行办公自动化的单位亦可将收发文情况在电脑中录入并保存。
4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批后，由部门文件管理人员负责分发，分发情况在“发文登记表”中记录。
5、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿，按照上述要求由领导审批后，方可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改按照本程序第（五）条款要求执行。
（三）文件的保存和维护
1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥善管理和保存。
2、文件的接受者收到文件后，应确认文件的有效性，进行归档，便于识别和检索。
3、文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经允许不得拆卸、复印。
4、文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。
（四）外来文件管理：
1、外来的文件包括：指导工作用的国际/国家标准、设备使用说明书、上级下发的文件、相关的法规等。
2、外来文件按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）进行控制。

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