程序文件与质量记录控制程序(doc 10页)

程序文件与质量记录控制程序内容提要：
4名词及定义
4.1  文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2  控制文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确保文件正确性者。
4.3  外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
4.4  文件定义的质量记录：属质量活动的记录，但被用来作为其它相关活动的标准时，该项质量记录应被视为文件，依记录控制过程控制。
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6.作业流程说明
6.1 文件版本、版次编订原则：
6.1.1 初制订为A版，版次为A0，修订时版次依A1～A10的顺序递增。
6.1.2文件经过10次修订至第10版时，则将原文件版本换为B版，同样修订时版次依B1～B10的顺序递增，版本号按A~Z的顺序递增。版本号、版次号和修改页次在封面页上注明。
6.1.3外部文件的版次依原始文件的版次方式，若外部原始文件无版次时，则依该文件发行日期作为版次。
6.2文件制订：
6.2.1依组织任务与管理运作的需求，由相关部门草拟文件内容送文件控制人员以文件标准格式打字及赋予文件编码、版次。
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记录的储存与保护：
（1）记录应以适当的环境分类归档储存，原则上记录应保存于卷宗夹并置放于档案柜中。
（2）记录如属较不常使用或需长期保存者，得于相当数量后统一收存于纸箱中保护，储存时应避免记录受潮致使记录毁损。
（3）为确保记录能清晰易于辨识内容，如保存期限超过半年者，不得以传真热感应纸做为记录使用，应先将传真纸复印后再归档保存。
（4）记录存放于卷宗夹中，应以记录发生日期、或记录编号顺序，依序排列符合逻辑方式整理，以免混乱致使记录取用时找不到。
（5）各部门的记录于每年12月30日至元月5日前整理包装标识好，交文控中心统一保存和处理。

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