合同条款实务(doc 17页)

合同条款实务内容提要：
背景介绍:
合同的当事人保留几份合同看似简单但在实际工作中却一点都大意不得。我们都知道有一句耳熟能详的话：“以事实为依据，以法律为准绳”，但是当你提出你和对方当事人有合同所约定的权利义务关系时，试想你用什么来证明这种法律关系的存在？“空口无凭”其实指的就是不能仅仅依靠口头表示来证明想要证明的事实存在；“真凭实据”则是指把双方协商一致的约定通过订立书面的合同，以有形承载当事人所确定的权利义务关系的纸质物质来对双方协商的事项加以固定和保留，以便让第三人通过这种有形物质一下就能确定和明了双方的合同履行目的和彼此的责权利分配。假如一方当事人在合同订立后不小心丢失了合同的原件，并且又只保留了一份原件，试想其如何通过合同维护合法权益？到法院去打官司没有合同很有可能被法院裁定不予受理或驳回起诉。即使法院能够受理，我国法律亦明确规定没有原件的复印件，在没有其他证据佐证的情况下，人民法院一般是不予采信的。所以，保存好合同原件并且多预留几份合同原件是当事人订立合同后应当做的第一件事情。

解决之道:
毫不夸张地说，对于合同的保管要像保管人民币一样认真和小心翼翼。合同的履行是实现合同目的的手段，没有了规范双方权利义务关系的约定文件，必将置自己于十分不利的境地。因此，首先要建立健全规范的合同保管制度，原件存档，复印件备查，专人负责，制定合同查询或者提取的权限制度，确保原件不丢失；同时，在订立合同时应当约定合同一式多份，双方各多保留几份，这几份合同具有同等的法律效力。如此，按照正常的合同使用和流转情况，行政部门保留一份原件存档，财务部门保留一份原件用于财务结算，其他的可以根据公司的经营规模以及自身的管理制度来确定（比如审计部门保留一份原件用以监督检查合同的执行情况等）。因此，当事人在订立合同时至少应当保留两份合同原件，万一不慎丢失一份合同原件时，还有另一份合同原件可以补充救急。

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